27 de outubro de 2022

Avaliar riscos é fundamental para prevenção de crise nos cartórios brasileiros

Em um ambiente de prestação de serviços extrajudiciais como os cartórios, priorizar a eficiência, a transparência nas informações, a ética e o bom atendimento são princípios essenciais para a boa funcionalidade do ofício. Porém, é prioritário também a antecipação de situações e processos que possam gerar crises.

Na Associação de Notários e Registradores do Ceará (Anoreg-CE), entender os pontos de vulnerabilidade nas organizações é um método preventivo que alia a busca de soluções com eficiência na execução do trabalho. Para tanto, é relevante cada cartório abrir espaço para a avaliação de riscos no ambiente extrajudicial.

De acordo com o Manual de Diretrizes para a Implementação da ISO 31000:2018, norma voltada ao Processo de Gestão de Riscos (PGR), existem cinco etapas para delimitar e planejar estratégias, além de lidar com possíveis crises dentro de um ambiente organizacional:

1. Estabelecimento do contexto: é neste ponto inicial onde são traçados os objetivos almejados pela instituição, onde são examinados o escopo e o contexto da gestão de risco, os contextos internos e externos e quais as definições de critérios de risco;

2. Identificação dos riscos: nesta etapa são diagnosticados como, quando, onde e o que de grave poderia acontecer em uma empresa;

3. Análise dos riscos: momento em que são identificados os controles existentes, assim como são determinados na análise as consequências, a probabilidade e o nível de risco;

4. Avaliação dos riscos: fase onde são definidas as medidas de tratamento dos eventuais riscos, onde cada um deles será avaliado em sua potencialidade;

5. Tratamento de riscos: uma vez avaliados os riscos e definidas as abordagens de correção, é nesta etapa final onde são aplicadas as medidas de identificação e análise de opções de ação, preparação e implementação dos planos de tratamento, além de análise e avaliação dos riscos residuais.

Situando a importância destas estratégias na prestação de serviço extrajudicial, a Anoreg/BR, em parceria com a empresa de consultoria SG Compliance, publicou em 2019 a cartilha “Boas Práticas de Compliance para Cartórios”. No caso dos cartórios, a equipe técnica identificou oito potenciais riscos que deveriam ser levados em conta para análise. Destacam-se os conflitos de interesse, uso indevido de ativos, relacionamento com agentes públicos e fraude nos atos notariais e registrais.

Após feita a análise, os responsáveis pelo documento elencaram como tratamento de risco ações como: elaboração ou atualização do Código de Ética e de Conduta, levando em conta o mapeamento dos potenciais problemas do setor; desenvolver um plano de comunicação e treinamento; implementar um canal de denúncias independente; realizar diligências éticas na contratação de novos colaboradores, como forma de identificar um possível histórico de condutas antiéticas e definir medidas disciplinares em casos de violação e medidas de remediação.

Um aliado dos cartórios na busca pelo compromisso ético no ambiente de trabalho é o Provimento 88/2019, publicado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). O propósito da determinação é regulamentar as comunicações feitas por notários e registradores ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) sobre transações que podem indicar crimes como lavagem de dinheiro e fraude.

De acordo com pesquisa do site Consultor Jurídico, os cartórios brasileiros são responsáveis por quase 70% das comunicações feitas ao COAF sobre possíveis transações ilícitas, o que corresponde a 2,5 milhões de chamadas. É um número quatro vezes maior que a comunicação dos bancos, que só realizaram 690 mil notificações – mesmo sendo as instituições onde o dinheiro transita.